Tanken på att katalogiserat material i pappersform kan förstöras av vattenskador eller brinna upp fick Hembygdens Vänner i Sjundeå att fatta beslutet om digitalisering av föreningens samlingar.
Vi lever i en osäker värld där vad som helst kan hända. Det digra arbete som många hembygdsföreningar gjort, och fortfarande gör, löper risk att förstöras för alltid om platsen där allt förvaras drabbas till exempel av brand eller vattenskada.
– Vi kom fram till att vi inte kan ha allt kvar endast i pappersform i mappar, risken att förlora all information som vi satt ned mycket arbete på är för stor, säger Jaakko Saario, som är styrelsemedlem i Hembygdens Vänner i Sjundeå.
I sin samling har föreningen mellan tretusen och fyratusen föremål. De flesta har getts som donationer, men en liten del har köpts in. Tillsvidare har föreningen inte tvingats tacka nej då någon erbjudit gamla föremål.
– Vi tackar nej bara då vi redan har något liknande föremål sedan tidigare, säger Jaakko Saario.
– Särskilt stora föremål kräver mycket utrymme.
Föremålen som föreningen tar hand om ska gärna ha en historia, en berättelse som anknyter till Sjundeå.
Redan under en längre tid hade föreningen haft tankar på att låta digitalisera alla uppgifter om föremålen i samlingen, uppgifter som enbart fanns i olika pärmar.
– Vi hade kontakt med Kimitoöns museum i början av 2000-talet och skulle börja använda samma program som användes där. Men det visade sig sedan att det inte gick att koppla till internet och problem uppstod också med andra programvaror.
Om olika personer under flera års tid försöker hålla katalog i pappersform över föremålen i samlingarna är risken stor att brister uppstår. Ingen har koll på vad som egentligen har gjorts. Hembygdens Vänner i Sjundeå gjorde därför på uppmaning av Hembygdsförbundet en rapport över vad som hade gjorts. Utgående från den gjordes sedan en plan för det kommande katalogiseringsarbetet.
Fick hjälp med programvara
Enligt Hembygdsförbundet är katalogisering av föremål i samlingar ett stort bekymmer för många föreningar. Därför satsar förbundet nu extra på att ge stöd och tips till alla föreningar, som vill komma igång med sin digitala katalogisering. Stödet kommer troligen att behövas några år framöver.
Hembygdens Vänner i Sjundeå upprätthåller ett museum med 3–4 000 föremål. Föreningen är mitt uppe i ett projekt att digitalisera samlingarna. Hjälp har de fått av hembygdsförbundet.
Förbundet hjälpte Sjundeåföreningen att hitta ett förmånligt program för katalogiseringen och gav anvisningar om hur medlemmarna kunde komma igång med den. Ett förslag var att gå igenom ett rum i taget i hembygdsmuseet och anteckna vad som fanns i vart och ett av dem.
– En takrenovering i museet tvingade oss ändå flytta på föremål, så att ta ett rum i taget lyckades inte. För oss kändes det mest logiskt att börja med pärm nummer ett, digitalisera den och sedan fortsätta med pärm nummer två, säger Jaakko Saario.
Jobbet inleddes i december 2025 och i mitten av januari i år hade redan omkring 400 föremål kommit in i det digitala arkivet. Jaakko Saario har gjort en stor del av jobbet ensam, men nu får han snart hjälp av andra och då fortskrider jobbet snabbare.
– Vi har inte bråttom men försöker bli klara med allt under 2026. Det är viktigt att flera personer har koll på i vilket skede vi befinner oss av digitaliseringsprocessen, om det skulle hända att någon person inte längre kan fortsätta med jobbet.
Möjlighet att filtrera underlättar
En utmaning i jobbet utgörs av föremål som inte har katalogiserats alls. Uppgifterna har av någon anledning aldrig registrerats.
En annan fråga är vad föreningen ska göra med föremål som den inte kan spara. De kan antingen ges bort eller säljas på auktion. Det kan handla om ting som är i dåligt skick eller saker som det finns dubbletter av.
En av fördelarna med digitalisering är att data kan filtreras. Om någon till exempel under en hembygdsdag eller under ett annat evenemang som arrangeras i Sjundeå är intresserad av att veta mer om ett gammalt föremål eller en byggnad, ett årtal eller en färg, är det lätt att via programmet få fram det som söks, utan att ett fysiskt besök görs i hembygdsmuseet.
Text: Carita Liljendahl Foto: Jaakko Saario